Keine Zeit und der Berg an Arbeit wird immer grösse und grösser? Dann wird es aber schleunigst Zeit für die 80-20-Regel.
Wie dir das Pareto-Prinzip zu mehr Produktivität und besserer Organisation verhelfen kann, haben wir dir hier in diesem Beitrag zusammengefasst. Ein kurzes Video folgt am Schluss des Beitrages. Let’s go!
80-20-Regel: Wer hat’s erfunden?
Hast du schon einmal von der 80-20-Regel, dem Pareto-Prinzip gehört? Erfunden hat sie Vilfredo Pareto, ein Ökonom aus dem 19. Jahrhundert. Dieser hat sich nämlich mit der Verteilung des Reichtums in Italien beschäftigt. Dadurch hat er herausgefunden, dass ungefähr 80% des Reichtums in der Hand von 20% der Bevölkerung war. Diese Erkenntnis leitete er dann auch auf andere Lebensbereiche ab.
Wie funktioniert die 80-20-Regel? Pareto-Prinzip leicht erklärt
Das Pareto-Prinzip besagt ganz einfach: Mit 20% Einsatz können bereits 80% des Zieles erreicht werden. Umgekehrt sind jedoch für die letzten 20% rund 80% der Ressourcen notwendig. Und wie setzt man nun diese 80-20-Regel im Alltag um?
Setzte Prioriäten
Siehst du vor lauter Arbeit den Bürotisch schon gar nicht mehr? Dann ist es nun wichtig, Prioritäten zu setzen. Welche Arbeit muss am dringendsten fertig werden? Als Beispiel: Du musst deinen Chef anrufen, zwei Mails beantworten, eine zehnseitige Arbeit schreiben und ein Apéro für den nächsten Tag organisieren. Den Chef warten lassen? Kommt meistens nicht so gut an. Also rufe ihn als Erstes zurück.
Als zweite Prio wartet sicherlich die Organisation des Apéros. Schliesslich wollen die Gäste morgen nicht mit knurrendem Magen vor einem leeren Buffet stehen! Die Mails könnten sicherlich auch noch einen Tag im Postfach liegenbleiben, ohne dass direkt Feuer unter dem Dach ist (ausser der Chef hat eine dringende Anfrage). Für die zehnseitige Arbeit brauchst du natürlich länger und somit ist es von Vorteil, wenn du auch ohne grössere Unterbrechung eine Weile daran arbeiten kannst. Morgen ist ein neuer Tag dafür.
Konzentriere dich auf die wichtigen 20% für deinen Erfolg
Wenn also nur 20% deines Aufwandes den grössten Teil deines Erfolgs ausmachen, dann solltest du dich unbedingt um diese 20% kümmern. Finde also heraus, welche Aufgaben dich wirklich weiterbringen und welche du getrost weglassen oder abkürzen kannst. Sorge dafür, dass du immer zuerst die 20%-Tätigkeiten umsetzt, bevor du dich anderem Kram widmest.
Lerne „Nein“ zu sagen
Zu Dingen und Aufgaben, welche für deine Ziele und für dein Wohlbefinden nicht förderlich sind, solltest du öfters mal „Nein“ sagen. Übe dich darin. Die eingesparte Zeit kannst du hervorragend nutzen, um einen Fokus wieder neu zu setzen oder die Zeit einfach für dich zu geniessen.
Lass deinen Perfektionismus zu Hause
Gemäss der 80-20-Regel ist ein ausgeprägter Perfektionismus ein echter Zeitfresser. Willst du immer alles perfekt haben? Dann sei dir bewusst, dass dich dieser Perfektionismus viel Arbeit, Energie und Stress kostet. Da das Erreichen von 80% eines Zieles meistens auch vollkommen ausreichend sind, kannst du den Perfektionisten in dir also gerne mal zu Hause lassen.
